공유 보안과 관리

공유 링크 관리·회수는 모든 워크스페이스에서 쓸 수 있고, 워크스페이스 차원의 공유 정책은 엔터프라이즈 플랜에서 제공돼요. 노트별 공개 범위를 고르는 방법과, 구성원이 새 링크에 적용할 개인 기본 공개 범위([설정] → 일반 화면의 [링크 공유 기본값])를 정하는 방법은 공유 가이드에서 다뤄요. 이 페이지는 관리자가 공유를 통제하는 기능을 모았어요. 현재 웹과 데스크탑 앱에서 사용할 수 있고, 모바일 앱에는 순차적으로 적용될 예정이에요.

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무엇을 할 수 있나요?

링크로 노트를 공유하는 편리함은 그대로 누리면서, 회사 밖으로는 내용이 새어 나가지 않게 관리자가 지킬 수 있어요.

• 공유 링크 관리·회수: 관리자가 워크스페이스에서 공유 중인 링크를 한곳에서 확인하고 바로 회수할 수 있어요.
• 공개 범위 상한 강제 : 관리자가 구성원이 만드는 링크의 공개 범위 상한을 정해, 상한보다 넓은 공유를 막아요. 구성원이 노트별로 공개 범위를 고르는 방법은 공유 가이드를 참고하세요.
• 워크스페이스 공유 정책 : 관리자가 공개 범위 상한, 최대 유효기간, 허용된 회사 도메인을 정해요.

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공유받은 링크 열람하기

슬랙 DM이나 메일로 받은 [회사 구성원만] 범위의 노트 링크는 회사 계정으로 로그인하면 바로 열람할 수 있어요. 티로에 따로 가입하지 않아도 돼요.

1. 링크를 클릭하면 “회사 계정으로 로그인이 필요해요” 화면이 나타나요. 이미 회사 계정으로 로그인한 상태라면 노트가 바로 열려요.
2. [회사 계정으로 로그인] 버튼을 눌러 회사 Google 계정으로 로그인해요.
3. 로그인이 끝나면 노트 화면으로 자동으로 돌아와 내용을 볼 수 있어요.

허용된 회사 도메인 계정으로 로그인해야 노트를 볼 수 있어요. 기본은 노트를 공유한 사람의 회사 도메인이고, 엔터프라이즈 플랜에서는 관리자가 허용 도메인 목록을 직접 관리해요. 티로 계정이 없어도 그 도메인 계정으로 인증만 되면 열람할 수 있고, 다른 도메인 계정으로 로그인하면 노트가 보이지 않아요. 슬랙 DM, 메일 등 어떤 경로로 링크를 클릭해도 동일하게 동작해요.

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공유된 링크 확인하고 회수하기

워크스페이스 관리자는 지금 공유 중인 링크를 한곳에서 확인하고 바로 회수할 수 있어요. [설정] → [워크스페이스] 화면의 “공유된 링크” 섹션에서 [공유 링크 관리] 를 누르면 현재 공유 중인 링크 목록이 열리고, 노트 제목과 공유 범위, 만든 사람, 공유일을 함께 확인할 수 있어요. 비밀번호가 걸린 링크는 공유 범위 옆에 비밀번호로 보호 중이라는 표시가 붙어요. 목록 위의 [모든 링크 N개] · [전체 공개 · 비밀번호 없음 N개] 필터로, 링크만 있으면 누구나 열 수 있는 위험한 링크만 추려서 볼 수 있어요. 필터에 표시되는 개수는 화면에 불러온 만큼이 아니라 워크스페이스 전체 기준이에요.

• 특정 링크만 거두려면 해당 행의 [회수] 버튼을 눌러요.
• 여러 링크를 한꺼번에 거두려면 각 링크를 체크박스로 선택한 뒤 회수해요.
• 모든 링크를 한 번에 거두려면 상단의 [전체 회수] 버튼을 눌러요.

회수한 링크는 즉시 열 수 없게 되고, 노트는 비공개 상태로 돌아가요. 노트를 다시 공유하고 싶다면 노트에서 새 공유 링크를 만들면 돼요.

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워크스페이스 공유 정책 관리하기

워크스페이스 관리자에게만 보이는 설정이에요. 관리자라면 구성원이 만드는 공유 링크의 공개 범위와 유효기간, 허용된 회사 도메인을 워크스페이스 차원에서 정할 수 있어요. [설정] → [워크스페이스] 화면의 “공유 정책” 섹션에서 세 가지 정책을 설정해요. [워크스페이스 공유 범위 상한] 옵션은 구성원이 만드는 공유 링크의 최대 공개 범위를 강제해요. 상한은 [링크가 있는 누구나], [회사 구성원만], [비공개(링크 공유 불가)] 세 단계 중 하나로 정하고, 가장 강한 [비공개(링크 공유 불가)] 옵션은 워크스페이스 전체에서 링크 공유 자체를 막아요. 상한은 기존 공유 노트에도 즉시 소급 적용돼요. 예를 들어 상한을 [회사 구성원만] 옵션으로 설정하면, 기존에 [링크가 있는 누구나] 범위로 공유된 링크도 그 시점부터 회사 구성원만 열람할 수 있고, 링크를 다시 만들 필요가 없어요. 구성원이 노트를 새로 공유할 때 상한보다 넓은 범위를 고르면 자동으로 상한에 맞게 조정돼요. [공유 링크 최대 유효기간] 옵션은 새로 만드는 공유 링크가 만료되기까지의 최대 일수를 정해요. 값을 비워 두면 만료 없이 무제한으로 유지돼요. 최대 유효기간도 공개 범위 상한과 마찬가지로 기존 링크에 즉시 적용되며, 설정을 낮추면 이미 오래된 기존 링크가 곧바로 만료될 수 있어요. 허용된 회사 도메인 설정에서는 [회사 구성원만] 범위의 링크를 열람할 수 있는 회사 도메인 목록을 관리해요. 등록된 도메인 계정으로 인증한 사람이라면 티로 계정이 없어도 링크를 열람할 수 있어요.

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자주 묻는 질문

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정책을 설정하기 전에 공유해 둔 링크는 어떻게 되나요?

따로 손대지 않아도 공유 범위 상한에 맞춰 자동으로 보호돼요. 상한이 [회사 구성원만] 옵션으로 설정되면, 예전에 [링크가 있는 누구나] 옵션으로 공유했던 노트도 그 시점부터 회사 구성원만 볼 수 있어요. 열어보는 시점에 정책이 적용되기 때문에 링크를 다시 만들 필요도 없고, 주소도 그대로예요. 공유 링크 최대 유효기간도 공개 범위 상한과 동일하게 기존 링크에 즉시 적용돼요. 최대 유효기간을 새로 설정하거나 낮추면, 그 전에 만든 링크도 새 기준으로 곧바로 만료될 수 있어요.

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회사 밖 사람(외부 파트너)에게 노트를 보여줘야 하면 어떻게 하나요?

예, 노트에 직접 초대하면 가능해요. 공유 링크는 워크스페이스 정책에 따라 허용된 회사 도메인 계정만 열 수 있지만, “노트 공유” 팝업의 초대 입력란에 그분의 티로 계정 이메일을 입력해 실명으로 초대하면 외부 분도 해당 노트를 볼 수 있어요. 익명 링크 공유로 워크스페이스 공개 제한을 넘어서는 방법은 제공되지 않아요. 누가 보는지 명확한 실명 초대 방식만 허용돼요.

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링크를 받은 사람이 티로 계정이 없어도 볼 수 있나요?

예, 볼 수 있어요. 티로에 가입한 적이 없어도 괜찮아요. [회사 구성원만] 옵션으로 공유된 링크를 열면 “회사 계정으로 로그인이 필요해요” 화면이 나오는데, 여기서 [회사 계정으로 로그인] 버튼을 눌러 회사 Google 계정으로 로그인하면 바로 노트로 이동해요. 이때 로그인한 계정의 이메일 도메인이 허용된 회사 도메인과 일치해야 노트가 열려요.

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”회사 구성원만” 링크를 열었는데 노트를 찾을 수 없다고 나와요

대부분 아래 세 가지 중 하나예요. 순서대로 확인해 보세요.

1. 로그인 계정 확인: 회사 계정이 아닌 개인 계정으로 로그인되어 있으면, 보안을 위해 노트가 없는 것처럼 표시돼요. 회사 도메인 이메일 계정으로 다시 로그인해 보세요.
2. 링크 만료 확인: 워크스페이스에 공유 링크 최대 유효기간이 설정되어 있으면, 기간이 지난 링크는 같은 화면으로 차단돼요.
3. 회수 여부 확인: 관리자가 해당 링크를 회수했을 수 있어요.

만료되었거나 회수된 링크로는 노트를 볼 수 없으니, 노트 소유자에게 새 공유 링크를 요청해 주세요.

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실수로 공유한 링크를 바로 막을 수 있나요?

예, 가능해요. 노트를 공유한 사람이라면 공유 팝업의 “공유 링크 설정” 화면에서 [링크 회수] 버튼으로 직접 링크를 즉시 없앨 수 있어요. 워크스페이스 관리자는 워크스페이스 설정의 “공유된 링크” 목록에서 해당 노트의 [회수] 버튼을 누르면 돼요. 급한 경우 관리자에게 노트 제목과 함께 회수를 요청하세요.

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모바일 앱에서는 왜 공유 설정이 안 보이나요?

공유 보안·관리 옵션은 현재 웹과 데스크탑 앱에서 이용할 수 있어요. 모바일 앱에는 순차적으로 적용될 예정이에요. 모바일 앱에 적용되기 전까지는 웹 브라우저나 데스크탑 앱에서 공유 설정을 관리해 주세요.

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