共有のセキュリティと管理

共有リンクの管理・取り消しはすべてのワークスペースでご利用いただけ、ワークスペース全体の共有ポリシーはエンタープライズプランで提供いたします。ノートごとに公開範囲を選ぶ方法と、新しいリンクに適用される自分の既定の公開範囲（[設定] → 一般画面の [リンク共有の既定値] オプション）を決める方法は 共有 ガイドでご案内しています。このページには、管理者が共有を管理する機能をまとめました。現在はWebとデスクトップアプリでご利用いただけ、モバイルアプリには順次対応していく予定です。

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できること

リンクでノートを共有する便利さはそのままに、社外には内容が漏れないように管理者が守れます。

• 共有リンクの管理・取り消し：管理者がワークスペースで共有中のリンクを一か所で確認し、その場で取り消せます。
• 公開範囲の上限の強制 ：管理者がユーザーの作るリンクの公開範囲に上限を設け、上限より広い共有を防ぎます。ユーザーがノートごとに公開範囲を選ぶ方法は 共有 ガイドをご覧ください。
• ワークスペースの共有ポリシー ：管理者が公開範囲の上限、最長の有効期間、許可する社内ドメインを決めます。

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共有してもらったリンクを開く

Slack DMやメールで受け取った [社内メンバーのみ] 範囲のノートリンクは、会社アカウントでログインすればすぐに開けます。Tiroに別途登録する必要はありません。

1. リンクをクリックすると、「会社アカウントでのログインが必要です」画面が表示されます。すでに会社アカウントでログインしている場合は、ノートがすぐに開きます。
2. [会社アカウントでログイン] ボタンを押し、会社のGoogleアカウントでログインします。
3. ログインが終わると、ノート画面に自動で戻り、内容を見られます。

許可された社内ドメインのアカウントでログインしないとノートは見られません。初期設定ではノートを共有した人の社内ドメインで、エンタープライズプランでは管理者が許可ドメインの一覧を直接管理します。Tiroアカウントがなくても、そのドメインのアカウントで認証できれば開けますが、別のドメインのアカウントでログインするとノートは表示されません。Slack DMやメールなど、どの経路からリンクをクリックしても同じように動作します。

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共有したリンクを確認して取り消す

ワークスペースの管理者は、いま共有中のリンクを一か所で確認し、その場で取り消せます。[設定] → [ワークスペース] 画面の「共有中のリンク」セクションで [共有リンクの管理] を押すと、現在共有中のリンクの一覧が開き、ノートのタイトルと共有範囲、作成者、共有日もあわせて確認できます。パスワードを設定したリンクには、共有範囲の横にパスワード保護中であることが表示されます。 一覧の上にある [すべてのリンク N件]・[全体公開・パスワードなし N件] フィルターを使うと、URLさえ知っていれば誰でも開けるリスクの高いリンクだけを絞り込めます。フィルターの件数は、画面に読み込んだ分ではなくワークスペース全体の件数です。

• 特定のリンクだけを取り消すには、その行の [取り消し] ボタンを押します。
• 複数のリンクをまとめて取り消すには、各リンクをチェックボックスで選んでから取り消します。
• すべてのリンクを一度に取り消すには、上部の [すべて取り消し] ボタンを押します。

取り消したリンクはすぐに開けなくなり、ノートは非公開の状態に戻ります。ノートをもう一度共有したいときは、ノートから新しい共有リンクを作ってください。

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ワークスペースの共有ポリシーを管理する

ワークスペースの管理者にだけ表示される設定です。管理者であれば、ユーザーの作る共有リンクの公開範囲と有効期間、許可された社内ドメインをワークスペース全体で決められます。[設定] → [ワークスペース] 画面の「共有ポリシー」セクションで、3つのポリシーを設定します。 [ワークスペースの共有範囲上限] オプションは、ユーザーの作る共有リンクの最大の公開範囲を強制します。上限は [リンクを知っている全員]、[社内メンバーのみ]、[非公開（リンク共有不可）] の3段階のいずれかに設定でき、いちばん強い [非公開（リンク共有不可）] オプションはワークスペース全体でリンク共有自体を止めます。上限は既存の共有ノートにも即座にさかのぼって適用されます。たとえば上限を [社内メンバーのみ] オプションに設定すると、これまで [リンクを知っている全員] 範囲で共有していたリンクも、その時点から社内メンバーのみが閲覧でき、リンクを作り直す必要はありません。ユーザーがノートを新しく共有するときに上限より広い範囲を選ぶと、自動で上限に合わせて調整されます。 [共有リンクの最長有効期間] オプションは、新しく作る共有リンクが期限切れになるまでの最大日数を決めます。値を空のままにすると、期限切れなしで無期限に保たれます。最長有効期間は公開範囲の上限と同じく既存のリンクにも即時に適用され、設定を短くすると、以前に作った古いリンクがすぐに期限切れになることがあります。 許可された社内ドメインの設定では、[社内メンバーのみ] 範囲のリンクを閲覧できる社内ドメインの一覧を管理します。登録したドメインのアカウントで認証した人であれば、Tiroアカウントがなくてもリンクを閲覧できます。

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よくある質問

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ポリシーを設定する前に共有しておいたリンクはどうなりますか？

特に手を加えなくても、共有範囲の上限に合わせて自動で保護されます。上限が [社内メンバーのみ] オプションに設定されると、以前 [リンクを知っている全員] オプションで共有したノートも、その時点から社内メンバーのみが見られます。開く時点でポリシーが適用されるため、リンクを作り直す必要もなく、アドレスもそのままです。 共有リンクの最長有効期間も、公開範囲の上限と同じく既存のリンクに即時に適用されます。最長有効期間を新しく設定したり短くしたりすると、その前に作ったリンクも新しい基準ですぐに期限切れになることがあります。

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社外の人（外部パートナー）にノートを見せたいときはどうしますか？

はい、ノートに直接招待すれば可能です。共有リンクはワークスペースのポリシーに従って許可された社内ドメインのアカウントだけが開けますが、「ノートを共有」ポップアップの招待入力欄にその方のTiroアカウントのメールアドレスを入力して実名で招待すると、社外の方もそのノートを見られます。 匿名のリンク共有でワークスペースの公開制限を超える方法は提供していません。誰が見るのか明確な実名招待の方式だけを許可しています。

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リンクを受け取った人はTiroアカウントがなくても見られますか？

はい、見られます。Tiroに登録したことがなくても大丈夫です。[社内メンバーのみ] オプションで共有されたリンクを開くと「会社アカウントでのログインが必要です」画面が出ますが、ここで [会社アカウントでログイン] ボタンを押して会社のGoogleアカウントでログインすると、すぐにノートへ移動します。 このときログインしたアカウントのメールドメインが許可された社内ドメインと一致すると、ノートが開きます。

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「社内メンバーのみ」のリンクを開いたのに、ノートが見つからないと表示されます

たいていは次の3つのうちのどれかです。順番に確認してみてください。

1. ログインアカウントの確認：会社アカウントではなく個人アカウントでログインしていると、セキュリティのためノートがないかのように表示されます。社内ドメインのメールアカウントで再度ログインしてみてください。
2. リンクの有効期限の確認：ワークスペースに共有リンクの最長有効期間が設定されていると、期限を過ぎたリンクは同じ画面でブロックされます。
3. 取り消されたかの確認：管理者がそのリンクを取り消した可能性があります。

期限切れや取り消されたリンクではノートを見られないので、ノートのオーナーに新しい共有リンクをリクエストしてください。

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うっかり共有したリンクをすぐに止められますか？

はい、可能です。ノートを共有した本人なら、共有ポップアップの「共有リンクの設定」画面で [リンクを無効にする] ボタンを押すと、その場でリンクをなくせます。ワークスペースの管理者は、ワークスペース設定の「共有中のリンク」一覧で、そのノートの [取り消し] ボタンを押してください。急ぐ場合は、管理者にノートのタイトルとあわせて取り消しをリクエストしてください。

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モバイルアプリではなぜ共有設定が表示されないのですか？

共有のセキュリティ・管理オプションは、現在Webとデスクトップアプリでご利用いただけます。モバイルアプリには順次対応していく予定です。それまではWebブラウザまたはデスクトップアプリでTiroにアクセスして、共有設定を管理してください。

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