できること
リンクでノートを共有する便利さはそのままに、社外には内容が漏れないように管理者が守れます。- 共有リンクの管理・回収：管理者がワークスペースで共有中のリンクを一か所で確認し、その場で回収できます。
- 公開範囲の上限の強制 ：管理者がユーザーの作るリンクの公開範囲に上限を設け、上限より広い共有を防ぎます。ユーザーがノートごとに公開範囲を選ぶ方法は 共有 ガイドをご覧ください。
- ワークスペースの共有ポリシー ：管理者が公開範囲の上限、最長の有効期間、許可する社内ドメインを決めます。
共有してもらったリンクを開く
Slack DMやメールで受け取った [社内メンバーのみ] 範囲のノートリンクは、会社アカウントでログインすればすぐに開けます。Tiroに別途登録する必要はありません。- リンクをクリックすると、「会社アカウントでのログインが必要です」画面が表示されます。すでに会社アカウントでログインしている場合は、ノートがすぐに開きます。
- [会社アカウントでログイン] ボタンを押し、会社のGoogleアカウントでログインします。
- ログインが終わると、ノート画面に自動で戻り、内容を見られます。
共有したリンクを確認して回収する
ワークスペースの管理者は、いま共有中のリンクを一か所で確認し、その場で回収できます。[設定] → [ワークスペース] 画面の「共有中のリンク」セクションに現在共有中のリンクの一覧が表示され、ノートのタイトルと公開範囲、共有日もあわせて確認できます。
- 特定のリンクだけを取り下げるには、その行の [回収] ボタンを押します。
- 複数のリンクをまとめて取り下げるには、各リンクをチェックボックスで選んでから回収します。
- すべてのリンクを一度に取り下げるには、上部の [一括回収] ボタンを押します。
ワークスペースの共有ポリシーを管理する
ワークスペースの管理者にだけ表示される設定です。管理者であれば、ユーザーの作る共有リンクの公開範囲と有効期間、許可された社内ドメインをワークスペース全体で決められます。[設定] → [ワークスペース] 画面の「共有ポリシー」セクションで、3つのポリシーを設定します。
よくある質問
ポリシーを設定する前に共有しておいたリンクはどうなりますか？
特に手を加えなくても、共有範囲の上限に合わせて自動で保護されます。上限が [社内メンバーのみ] オプションに設定されると、以前 [リンクを知っている全員] オプションで共有したノートも、その時点から社内メンバーのみが見られます。開く時点でポリシーが適用されるため、リンクを作り直す必要もなく、アドレスもそのままです。 ただし共有リンクの最長有効期間は別の動きをします。有効期間はポリシーを設定したあとに新しく作る共有リンクから適用され、その前に作ったリンクは期限切れになりません。社外の人（外部パートナー）にノートを見せたいときはどうしますか？
はい、ノートに直接招待すれば可能です。共有リンクはワークスペースのポリシーに従って許可された社内ドメインのアカウントだけが開けますが、「ノートを共有」ポップアップの招待入力欄にその方のTiroアカウントのメールアドレスを入力して実名で招待すると、社外の方もそのノートを見られます。 匿名のリンク共有でワークスペースの公開制限を超える方法は提供していません。誰が見るのか明確な実名招待の方式だけを許可しています。リンクを受け取った人はTiroアカウントがなくても見られますか？
はい、見られます。Tiroに登録したことがなくても大丈夫です。[社内メンバーのみ] オプションで共有されたリンクを開くと「会社アカウントでのログインが必要です」画面が出ますが、ここで [会社アカウントでログイン] ボタンを押して会社のGoogleアカウントでログインすると、すぐにノートへ移動します。 このときログインしたアカウントのメールドメインが許可された社内ドメインと一致すると、ノートが開きます。「社内メンバーのみ」のリンクを開いたのに、ノートが見つからないと表示されます
たいていは次の3つのうちのどれかです。順番に確認してみてください。- ログインアカウントの確認：会社アカウントではなく個人アカウントでログインしていると、セキュリティのためノートがないかのように表示されます。社内ドメインのメールアカウントで再度ログインしてみてください。
- リンクの有効期限の確認：ワークスペースに共有リンクの最長有効期間が設定されていると、期限を過ぎたリンクは同じ画面でブロックされます。
- 回収されたかの確認：管理者がそのリンクを回収した可能性があります。
うっかり共有したリンクをすぐに止められますか？
はい、可能です。ワークスペースの管理者がワークスペース設定の「共有中のリンク」一覧で、そのノートの [回収] ボタンを押すと、リンクはすぐに無効になります。急ぐ場合は、管理者にノートのタイトルとあわせて回収をリクエストしてください。モバイルアプリではなぜ共有設定が表示されないのですか？
共有のセキュリティ・管理オプションは、現在Webでご利用いただけます。デスクトップアプリとモバイルアプリには順次対応していく予定です。それまではWebブラウザでTiroにアクセスして、共有設定を管理してください。関連ページ：共有 · 書き出し · フォルダ · プライバシー保護とセキュリティ