フォルダでノートを整理する
- フォルダを作成する: サイドバーから新しいフォルダを作成できます。個人フォルダとチームフォルダは、別々のセクションに分かれて表示されます。
- ノートにフォルダを指定する: ノートタイトルの右側でフォルダを指定します。1つのノートを複数のフォルダに重複して分類することもできます。
- フォルダ情報を編集する: フォルダ横の [⋯] ボタンから [フォルダを編集] メニューを開くと、色・名前・説明を変更できます。
- 並び順を変える: フォルダをドラッグして並び順を変えます。
フォルダの説明は単なるメモではなく、コンテキスト情報として一緒に参照されます。フォルダの用途やテーマを詳しく書いておくと、ノート作成の精度やAsk Tiroの回答品質が向上します。
個人フォルダとチームフォルダ
| 区分 | 個人フォルダ | チームフォルダ |
|---|
| 誰が見られるか | 自分だけが見られます | フォルダ権限を受け取ったワークスペースのユーザー |
| 共有方法 | フォルダは共有されず、ノートごとに招待します | フォルダに権限を与えると、中のノートが一括で共有されます |
| 管理者のアクセス | ワークスペース管理者も見られません | 管理者はフォルダの閲覧のみ可能で、招待されていないノートの内容は見られません |
チームフォルダを作成する
サイドバーの チームフォルダ セクションで新しいフォルダを作成し、タイトル・説明とともにアクセス権限を選びます。共有方法は3種類あります。
- [チーム全員と共有（閲覧のみ）]: ユーザー全員がフォルダ内のノートを閲覧できます。ノートの追加・編集やフォルダ設定の変更はできません。
- [チーム全員と共有（編集者）]: ユーザー全員がノートを自由に追加・編集し、フォルダ設定も変更できます。
- [チームの特定メンバーと共有]: 共有するユーザーを自分で選び、ユーザーごとに閲覧のみ／編集者の権限を個別に与えられます。
全員で一緒に書き込む共用議事録フォルダなら編集者権限が、決まった人がまとめた資料を全員が見るフォルダなら閲覧のみが適しています。
フォルダ権限を理解する
チームフォルダのユーザーは、3つの役割のいずれかを持ちます。
| 役割 | できること |
|---|
| 閲覧のみ（Viewer） | フォルダ内のノートを閲覧するだけです |
| 編集者（Editor） | ノートの閲覧・追加・編集と、フォルダ設定の変更ができます |
| 作成者（Creator） | すべての権限に加え、フォルダの削除・移動までできます |
- フォルダに権限があれば、その中のすべてのノートにアクセスできます。同じフォルダ内の特定のノートだけを隠すことはできないので、別に見せたいノートは別のフォルダに分けてください。
- 共有されていないユーザーには、フォルダがグレーのアイコンと 非公開フォルダ ラベルで表示され、中のノートや説明は見られません。ただし、その中に自分が共有を受けたサブフォルダがあれば、そのサブフォルダは通常どおり開けます。
- 権限とユーザーは、フォルダ横の [⋯] から [フォルダ設定] を開き、[フォルダ情報] タブでいつでも変更できます。
フォルダでAsk Tiroを使う
フォルダを開いてAsk Tiroに質問すると、そのフォルダ内のノート全体を対象に回答します。
[顧客インタビューフォルダ]「今月の顧客インタビューで最も多く挙がった不満点は何ですか?」
[チームウィークリーミーティングフォルダ]「先週のミーティングで決まった主要事項を要約してください。」
回答には、参照したノートが一緒に表示されます。詳しい使い方は Ask Tiro をご覧ください。
よくあるご質問
共有されたノートとチームフォルダは何が違いますか?
共有されたノートは、誰かが自分のアカウントにノートを直接招待したもので、どのワークスペースでも同じ場所に表示されます。チームフォルダはフォルダ単位の権限なので、そのワークスペース内でのみ表示され、ワークスペースを離れるとアクセスできません。直接招待も受け、チームフォルダのユーザーでもある場合は、同じノートが両方に表示されることがあります。
共有されたノートを自分の個人フォルダやチームフォルダに入れられますか?
いいえ、共有されたノートは自分のフォルダに入れられません。共有されたノートはノートを作った人のワークスペースに残っていて、自分のフォルダは自分のワークスペースの中にあります。自分のフォルダに入れるにはノートを自分のワークスペースに移す必要がありますが、ノートを別のワークスペースに移せるのはノートを作った人だけです。そのため編集者権限で共有されていても、自分のフォルダには取り込めません。編集者権限はノートの内容を編集できるという意味で、ノートを自分のワークスペースに移せるという意味ではありません。
チームフォルダを別のワークスペースに移せますか?
フォルダ単位の移動はサポートしていません。自分が作ったノートは1つずつ別のワークスペースに移せますが、共有されたノートは作った人だけが移せます。
ワークスペース管理者は自分の個人フォルダを見られますか?
いいえ。個人フォルダは管理者を含め、本人以外の誰にも見られません。
関連ページ: 共有 · フォルダの自動化 · ワークスペース
